EL ROL DE LA EFICACIA Y EFICIENCIA EN LAS ADMINISTRACIONES PÙBLICAS Y ORGANIZACIONES EMPRESARIALES

USO  DE RECURSOS PARA UN TRABAJO ORGANIZADO Y COORDINADO 

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.
En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados  con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.
La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa
En la vida real existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecución de sus objetivos.

TRABAJO EN EQUIPO GENERA MAS EFECTIVIDAD

Otros derrochan lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos, son los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.
Cuando se intenta hacer más eficiente el funcionamiento del aparato del Estado, asimilándolo con la eficiencia en el funcionamiento de la Empresa Privada, se analiza a los mismos como si ambos tuvieran exactamente los mismos fines y/u objetivos. Creo que el objetivo de toda empresa privada es primordialmente el fin de lucro, luego, el proveer al consumidor de un bien que este necesita, dice necesitar, o le hicieron creer que necesita. Radica en este punto la cualidad y eficiencia de los hombres que trabajan y diseñan la estrategia de la producción y la venta del producto o servicio. Está medianamente comprobado que a muchas empresas les interesa poco el verdadero impacto que sus productos o servicios producen en el consumidor o usuario. Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la EFICIENCIA, es decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción.
El Estado en cambio, necesariamente debe ser antes eficaz que eficiente. Es decir, debe producir con su gestión un impacto positivo en la población a la que se dirige. El Estado no está para ganar dinero, sino para ser eficaz, para distribuir equitativamente, para proteger al más débil, para ser un árbitro justo en las lógicas diferencias que conviven en toda sociedad.
En síntesis, es erróneo intentar analizar el funcionamiento del Estado desde la lógica de la eficiencia. Este debe ser primero eficaz, luego si es eficiente, mejor. En cambio la Empresa privada, debe ser primero eficiente, luego también eficaz, esto es, más responsable por el impacto que su inocultable fin de lucro, muchas veces produce negativamente en la población.”
Seguidamente tratare de clarificar aun mas los términos mencionados en mi comentario. Así tenemos:

o    Eficiencia: Cuando se  analiza y evalúa la gestión de un dirigente se dice que es eficiente, con una dimensión interna, de manera que hace las cosas bien, con el mínimo esfuerzo y consumo de recursos.

o    Eficacia: Sin embargo, cuando se dice que es eficaz, se hace con una dimensión externa, considerando que cumple con los objetivos previstos, estando bien relacionado o adaptado con el entorno.

Por otra parte, es conveniente también considerar el siguiente término:

o    Efectividad: Es decir cuando un dirigente es efectivo se refiere a que es apto, capaz, competente, ya que hace las cosas y desempeña una acción favorable para los intereses de la organización.

La eficiencia de la organización se logra con :

EFICACIA MAS EFICIENCIA ES IGUAL A
CALIDAD DE GESTIÒN 

o    Personas y recursos de naturaleza tangible e intangible propio de las diferentes  redes de flujos de la organizaciones

o    Personas competentes o con capacidades, es decir con actitudes, aptitudes ( conocimientos), habilidades y experiencias.

o    Eliminando el trabajo entre el cliente y la persona que añada valor y que pertenezca a la organización

o    Actuando con flujos rápidos , efectivos y continuos de actividades que añadan valor al producto o al servicio para el cliente con procesos eficientes, vía análisis de actividades y de valor.

CAPACIDAD DE EFECTIVA DE DECISIÓN, PODER Y
LIDERAZGO

o    Organización horizontal , plana, ajustable y flexible, con personas motivadas , comprometidas y con capacidad efectiva de decisión o con poder y liderazgo.

o    Orientación hacia el cliente

EFICACIA Y EFICIENCIA 

LA EFECTIVIDAD ES EL PUNTO DE EQUILIBRIO ENTRE LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA.

El adjetivo “eficacia” proviene del latín efficax (eficaz, que tiene el poder de producir el efecto deseado), cuyo significado en castellano es “hacer o lograr”, de acuerdo con el diccionario de la lengua española de la Real Academia Española, eficacia significa “Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”.

Dicho término hace énfasis a los resultados, promueve el hacer las cosas correctas y sobretodo en lograr objetivos sin importar el costo o el uso o mal uso de los recursos. Una determinada iniciativa es más o menos eficaz según el grado en que cumple sus objetivos, toma en cuenta la calidad del producto y le deja el problema del cómo obtenerlo a la otra variable de la función efectividad, la que llamamos eficiencia.

Desde el punto de vista de la empresa, especialmente en los más altos niveles jerárquicos, la eficacia es de una importancia única, de hecho, en la formulación de su Planificación Estrategia, al tratar de darle respuesta al ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?, el enfoque que necesariamente debe prevalecer, tanto en la formulación de los objetivos como en la formulación de las estrategias, es el de la eficacia.

PARÁMETROS DE CALIDAD

El enfoque de la eficiencia se presenta a la hora de responder el ¿Cómo?, efectivamente, surge en el momento en que se definen los planes, el presupuesto y las acciones para lograr cristalizar lo previsto en la Planificación Estratégica.

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva, y sigue diciendo: No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia)...

Siguiendo este orden de ideas, podemos afirmar que solo la eficacia nos permitirá responder a: ¿Cuáles son nuestros objetivos? ¿Cuáles son los resultados (productos) que queremos alcanzar?, ¿Para qué lograrlos?.

Perfecto, en este punto tenemos un buen porcentaje del camino recorrido, tenemos claro que debemos hacer y para qué, pero nuestro problema no termina aquí, o es que acaso no nos importa el Cómo, o tal vez no tiene importancia la posible optimización de gastos. Tanto usted como yo sabemos que el siguiente paso a seguir es abocarnos en hacer las cosas correctamente y por ende, entra en escena la eficiencia.

El adjetivo “eficiencia” proviene del latín efficientia, cuyo significado en castellano es “acción, fuerza, virtud de producir”, es el criterio económico que revela la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.

Tanto la elaboración del concepto como la interpretación del termino eficiencia resultan más complejas que en el caso de eficacia, pero para no enredarnos, asociemos eficiencia con optimización ya que ésta busca apoyarse, entre otras cosas, en los mejores métodos y procedimientos que fueron debidamente planificados con un único objetivo, asegurar la óptima administración de los recursos disponibles.

Ahora bien, en sintonía con muchas autoridades en la materia, podemos afirmar que a medida que subimos de nivel en la estructura organizativa, la eficacia toma más fuerza, mientras que al bajar de nivel, la eficiencia es quien adquiere mayor relevancia y así surge un nuevo concepto, el sustantivo “efectividad” proveniente del verbo latino efficere cuyo significado en castellano es “ejecutar, llevar a cabo, efectuar, producir, obtener como resultado”. En definitiva, no es más que la relación entre eficacia y eficiencia, dicho en otras palabras, es la medida de la calidad de las metas que hemos alcanzado.

Excelente pero, en definitiva ¿Cómo debemos trabajar, con eficacia o con eficiencia?

Indiscutiblemente debemos buscar el punto de equilibrio entre los dos adjetivos para lograr así la mayor efectividad. Con la eficacia logramos los objetivos deseados y con la eficiencia garantizamos la optimización de los recursos.

Bien cabe destacar, que dicho punto de equilibrio es dinámico, es decir, no necesariamente se encuentra localizado en un punto fijo, equidistante de ambos adjetivos, dicho punto se desplaza hacia uno u otro dependiendo del nivel jerárquico en que usted se encuentre y así, tanto el empleado operativo como el ejecutivo de alto nivel, serán efectivos cuando manejen adecuadamente la mezcla o proporción de eficiencia y eficacia requerida por su posición dentro de la estructura organizativa.

Evidente y necesariamente deben existir ambos adjetivos. Si solo usamos una de sus variables (la eficacia o la eficiencia) la función efectividad será negativa o en el mejor de los casos igual a cero. Y así, indiscutiblemente y sin lugar a dudas, ambas variables o adjetivos, deben necesariamente coexistir.

Todo esto suena como muy engorroso, más bien complejo, no se ve tan sencillo el establecer la proporción adecuada, pues déjeme decirle mi querido lector, deténgase un instante, tome conciencia de su posición dentro de la estructura organizativa de su empresa, analice sus actuaciones pasadas, apóyese en los históricos, estudie y analice sus errores, aférrese y sáquele provecho al mejoramiento continuo y verá como las proporciones irán mejorando cada vez más, logrando así, incrementos positivos constantes en su función efectividad.

PARÁMETROS DE CALIDAD EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

Diariamente, cuando alcanzamos los resultados y objetivos propuestos nos sentimos satisfechos con la labor realizada. Sin embargo, cuando vemos hacia atrás y evaluamos como lo hemos logrado, surgen dudas acerca de  si  los recursos fueron optimizados, los costos han sido acordes con lo esperado y se han atendido a los requerimientos de los clientes y usuarios.

En estas condiciones resulta válido hablar de tres conceptos que aunque diferentes en su significado e implicaciones, encajan perfectamente entre si y proporcionan los parámetros necesarios para afirmar que hemos realizado una labor con óptima calidad. Estos conceptos son:    Eficacia + eficiencia  = efectividad.

Se entiende por efectividad el logro de los resultados propuestos en forma oportuna. Es el óptimo empleo y uso racional de los recursos disponibles (materiales, dinero, personas), en la consecución de los resultados esperados. Es la conjunción  de eficacia y eficiencia. Se le define como la óptima relación existente entre los productos, servicios o resultados alcanzados y el uso que se hace de los recursos.

En la combinación y equilibrio de estos tres conceptos, radica en buena parte el éxito de las personas en el desarrollo de sus cargos, éxito que se mide en el logro de los resultados con efectividad, es decir con calidad en el objetivo, con un manejo ordenado y sin desperdicios de los recursos, atendiendo los requerimientos de los usuarios y alcanzando un buen  balance costo beneficio.

Es necesario dejar bien claro que la eficiencia enfatiza en la óptima utilización de los recursos, en tanto que la eficacia se materializa en la obtención de resultados.

Resulta lógico que una buena y racional utilización de los recursos disponibles corresponda a la obtención de resultados posibles; por ello se afirma generalmente que la efectividad es sumatra de la eficiencia y la eficacia.

En verdad existe gran diferencia entre medir la eficacia y medir la efectividad. Cuando medimos en la eficacia sabemos la cantidad y el costo de un resultado específico (producto o servicio); cuando medimos la efectividad sabemos si la inversión efectuada fue útil,   es decir, si sirvió para satisfacer la necesidad que inicialmente motivó la destinación de recursos. No obstante, puede ser  que una organización utilice bien sus recursos y obtenga excelentes resultados en términos de cantidad y calidad, sin embargo, nada hay tan absurdo como confeccionar de un modo eficiente y eficaz algo que debe dejar de hacerse: para qué producir grandes cantidades de calculadoras mecánicas si ya nadie las utiliza.

Cuando las organizaciones comienzan a medir sus resultados a veces se quedan en la sola eficacia, obviamente que el fin de la destinación de los recursos no es la simple generación de productos o servicios a buenos costos, sino maximizar la satisfacción de las necesidades de los clientes que utilizan aquellos productos o servicios.

http://socialmediaempresario.com/eficacia-eficiencia-efectividad-socialmedia/

NOMBRE: DOUGLAS OLIVER CONDE MOLLER

CI.: 6905867 Lp.