USO DE RECURSOS PARA UN TRABAJO ORGANIZADO Y COORDINADO |
Podemos definir la eficiencia como la relación entre los
recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo.
Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para
lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con
los mismos o menos recursos.
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.
En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.
La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa
En la vida real existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecución de sus objetivos.
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.
En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.
Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.
A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.
La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa
En la vida real existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecución de sus objetivos.
TRABAJO EN EQUIPO GENERA MAS EFECTIVIDAD |
Otros derrochan lastimosamente sus recursos y aún
así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos, son los que aprovechan al
máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los
aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.
Cuando se intenta hacer más eficiente el funcionamiento del aparato del Estado, asimilándolo con la eficiencia en el funcionamiento de la Empresa Privada, se analiza a los mismos como si ambos tuvieran exactamente los mismos fines y/u objetivos. Creo que el objetivo de toda empresa privada es primordialmente el fin de lucro, luego, el proveer al consumidor de un bien que este necesita, dice necesitar, o le hicieron creer que necesita. Radica en este punto la cualidad y eficiencia de los hombres que trabajan y diseñan la estrategia de la producción y la venta del producto o servicio. Está medianamente comprobado que a muchas empresas les interesa poco el verdadero impacto que sus productos o servicios producen en el consumidor o usuario. Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la EFICIENCIA, es decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción.
El Estado en cambio, necesariamente debe ser antes eficaz que eficiente. Es decir, debe producir con su gestión un impacto positivo en la población a la que se dirige. El Estado no está para ganar dinero, sino para ser eficaz, para distribuir equitativamente, para proteger al más débil, para ser un árbitro justo en las lógicas diferencias que conviven en toda sociedad.
En síntesis, es erróneo intentar analizar el funcionamiento del Estado desde la lógica de la eficiencia. Este debe ser primero eficaz, luego si es eficiente, mejor. En cambio la Empresa privada, debe ser primero eficiente, luego también eficaz, esto es, más responsable por el impacto que su inocultable fin de lucro, muchas veces produce negativamente en la población.”
Seguidamente tratare de clarificar aun mas los términos mencionados en mi comentario. Así tenemos:
Cuando se intenta hacer más eficiente el funcionamiento del aparato del Estado, asimilándolo con la eficiencia en el funcionamiento de la Empresa Privada, se analiza a los mismos como si ambos tuvieran exactamente los mismos fines y/u objetivos. Creo que el objetivo de toda empresa privada es primordialmente el fin de lucro, luego, el proveer al consumidor de un bien que este necesita, dice necesitar, o le hicieron creer que necesita. Radica en este punto la cualidad y eficiencia de los hombres que trabajan y diseñan la estrategia de la producción y la venta del producto o servicio. Está medianamente comprobado que a muchas empresas les interesa poco el verdadero impacto que sus productos o servicios producen en el consumidor o usuario. Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la EFICIENCIA, es decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción.
El Estado en cambio, necesariamente debe ser antes eficaz que eficiente. Es decir, debe producir con su gestión un impacto positivo en la población a la que se dirige. El Estado no está para ganar dinero, sino para ser eficaz, para distribuir equitativamente, para proteger al más débil, para ser un árbitro justo en las lógicas diferencias que conviven en toda sociedad.
En síntesis, es erróneo intentar analizar el funcionamiento del Estado desde la lógica de la eficiencia. Este debe ser primero eficaz, luego si es eficiente, mejor. En cambio la Empresa privada, debe ser primero eficiente, luego también eficaz, esto es, más responsable por el impacto que su inocultable fin de lucro, muchas veces produce negativamente en la población.”
Seguidamente tratare de clarificar aun mas los términos mencionados en mi comentario. Así tenemos:
o
Eficiencia: Cuando
se analiza y evalúa la gestión de un dirigente se dice que es eficiente,
con una dimensión interna, de manera que hace las cosas bien, con el mínimo
esfuerzo y consumo de recursos.
o
Eficacia: Sin
embargo, cuando se dice que es eficaz, se hace con una dimensión externa,
considerando que cumple con los objetivos previstos, estando bien relacionado o
adaptado con el entorno.
Por otra parte, es conveniente también considerar el
siguiente término:
o
Efectividad: Es decir
cuando un dirigente es efectivo se refiere a que es apto, capaz, competente, ya
que hace las cosas y desempeña una acción favorable para los intereses de la
organización.
La
eficiencia de la organización se logra con :
EFICACIA MAS EFICIENCIA ES IGUAL A CALIDAD DE GESTIÒN |
o
Personas y recursos de naturaleza tangible e
intangible propio de las diferentes redes de flujos de la organizaciones
o
Personas competentes o con capacidades, es decir con
actitudes, aptitudes ( conocimientos), habilidades y experiencias.
o
Eliminando el trabajo entre el cliente y la persona
que añada valor y que pertenezca a la organización
o
Actuando con flujos rápidos , efectivos y continuos de
actividades que añadan valor al producto o al servicio para el cliente con
procesos eficientes, vía análisis de actividades y de valor.
CAPACIDAD DE EFECTIVA DE DECISIÓN, PODER Y LIDERAZGO |
o
Organización horizontal , plana, ajustable y flexible,
con personas motivadas , comprometidas y con capacidad efectiva de decisión o
con poder y liderazgo.
o
Orientación hacia el cliente
EFICACIA Y EFICIENCIA |
LA EFECTIVIDAD ES EL PUNTO DE
EQUILIBRIO ENTRE LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA.
El
adjetivo “eficacia” proviene del latín efficax (eficaz, que tiene el
poder de producir el efecto deseado), cuyo significado en castellano es “hacer
o lograr”, de acuerdo con el diccionario de la lengua española de la Real
Academia Española, eficacia significa “Capacidad de lograr el efecto que se desea
o se espera”.
Dicho
término hace énfasis a los resultados, promueve el hacer las cosas correctas y
sobretodo en lograr objetivos sin importar el costo o el uso o mal uso de los
recursos. Una determinada iniciativa es más o menos eficaz según el grado en que
cumple sus objetivos, toma en cuenta la calidad del producto y le deja el
problema del cómo obtenerlo a la otra variable de la función efectividad, la
que llamamos eficiencia.
Desde
el punto de vista de la empresa, especialmente en los más altos niveles
jerárquicos, la eficacia es de una importancia única, de hecho, en la
formulación de su Planificación Estrategia, al tratar de darle respuesta al ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?, el
enfoque que necesariamente debe prevalecer, tanto en la formulación de los objetivos
como en la formulación de las estrategias, es el de la eficacia.
PARÁMETROS DE CALIDAD |
El
enfoque de la eficiencia se presenta a la hora de responder el ¿Cómo?, efectivamente, surge en el
momento en que se definen los planes, el presupuesto y las acciones para lograr
cristalizar lo previsto en la Planificación Estratégica.
Según
Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez,
pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva, y
sigue diciendo: No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay
que hacer las cosas correctas (eficacia)...
Siguiendo
este orden de ideas, podemos afirmar que solo la eficacia nos permitirá
responder a: ¿Cuáles son nuestros objetivos? ¿Cuáles son los resultados
(productos) que queremos alcanzar?, ¿Para qué lograrlos?.
Perfecto,
en este punto tenemos un buen porcentaje del camino recorrido, tenemos claro
que debemos hacer y para qué, pero nuestro problema no termina aquí, o es que
acaso no nos importa el Cómo, o tal vez no tiene importancia la posible
optimización de gastos. Tanto usted como yo sabemos que el siguiente paso a
seguir es abocarnos en hacer las cosas correctamente y por ende, entra en
escena la eficiencia.
El
adjetivo “eficiencia” proviene del latín efficientia, cuyo significado
en castellano es “acción, fuerza, virtud de producir”, es el criterio económico
que revela la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de
recursos, energía y tiempo.
Tanto
la elaboración del concepto como la interpretación del termino eficiencia
resultan más complejas que en el caso de eficacia, pero para no enredarnos,
asociemos eficiencia con optimización ya que ésta busca apoyarse, entre otras
cosas, en los mejores métodos y procedimientos que fueron debidamente
planificados con un único objetivo, asegurar la óptima administración de los
recursos disponibles.
Ahora
bien, en sintonía con muchas autoridades en la materia, podemos afirmar que a
medida que subimos de nivel en la estructura organizativa, la eficacia toma más
fuerza, mientras que al bajar de nivel, la eficiencia es quien adquiere mayor
relevancia y así surge un nuevo concepto, el sustantivo “efectividad”
proveniente del verbo latino efficere cuyo significado en castellano es
“ejecutar, llevar a cabo, efectuar, producir, obtener como resultado”. En
definitiva, no es más que la relación entre eficacia y eficiencia, dicho en
otras palabras, es la medida de la calidad de las metas que hemos alcanzado.
Excelente
pero, en definitiva ¿Cómo debemos trabajar, con eficacia o con eficiencia?
Indiscutiblemente
debemos buscar el punto de equilibrio entre los dos adjetivos para lograr así
la mayor efectividad. Con la eficacia logramos los objetivos deseados y con la
eficiencia garantizamos la optimización de los recursos.
Bien
cabe destacar, que dicho punto de equilibrio es dinámico, es decir, no
necesariamente se encuentra localizado en un punto fijo, equidistante de ambos
adjetivos, dicho punto se desplaza hacia uno u otro dependiendo del nivel
jerárquico en que usted se encuentre y así, tanto el empleado operativo como el
ejecutivo de alto nivel, serán efectivos cuando manejen adecuadamente la mezcla
o proporción de eficiencia y eficacia requerida por su posición dentro de la
estructura organizativa.
Evidente
y necesariamente deben existir ambos adjetivos. Si solo usamos una de sus
variables (la eficacia o la eficiencia) la función efectividad será negativa o
en el mejor de los casos igual a cero. Y así, indiscutiblemente y sin lugar a
dudas, ambas variables o adjetivos, deben necesariamente coexistir.
Todo
esto suena como muy engorroso, más bien complejo, no se ve tan sencillo el
establecer la proporción adecuada, pues déjeme decirle mi querido lector,
deténgase un instante, tome conciencia de su posición dentro de la estructura
organizativa de su empresa, analice sus actuaciones pasadas, apóyese en los
históricos, estudie y analice sus errores, aférrese y sáquele provecho al
mejoramiento continuo y verá como las proporciones irán mejorando cada vez más,
logrando así, incrementos positivos constantes en su función efectividad.
PARÁMETROS DE CALIDAD EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD
Diariamente, cuando
alcanzamos los resultados y objetivos propuestos nos sentimos satisfechos con
la labor realizada. Sin embargo, cuando vemos hacia atrás y evaluamos como lo
hemos logrado, surgen dudas acerca de
si los recursos fueron
optimizados, los costos han sido acordes con lo esperado y se han atendido a
los requerimientos de los clientes y usuarios.
En estas condiciones resulta
válido hablar de tres conceptos que aunque diferentes en su significado e
implicaciones, encajan perfectamente entre si y proporcionan los parámetros
necesarios para afirmar que hemos realizado una labor con óptima calidad. Estos
conceptos son: Eficacia + eficiencia = efectividad.
Se entiende por efectividad
el logro de los resultados propuestos en forma oportuna. Es el óptimo empleo y
uso racional de los recursos disponibles (materiales, dinero, personas), en la
consecución de los resultados esperados. Es la conjunción de eficacia y eficiencia. Se le define como
la óptima relación existente entre los productos, servicios o resultados
alcanzados y el uso que se hace de los recursos.
En la combinación y
equilibrio de estos tres conceptos, radica en buena parte el éxito de las
personas en el desarrollo de sus cargos, éxito que se mide en el logro de los
resultados con efectividad, es decir con calidad en el objetivo, con un manejo
ordenado y sin desperdicios de los recursos, atendiendo los requerimientos de
los usuarios y alcanzando un buen
balance costo beneficio.
Es necesario dejar bien
claro que la eficiencia enfatiza en la óptima utilización de los recursos, en
tanto que la eficacia se materializa en la obtención de resultados.
Resulta lógico que una buena
y racional utilización de los recursos disponibles corresponda a la obtención
de resultados posibles; por ello se afirma generalmente que la efectividad es
sumatra de la eficiencia y la eficacia.
En verdad existe gran
diferencia entre medir la eficacia y medir la efectividad. Cuando medimos en la
eficacia sabemos la cantidad y el costo de un resultado específico (producto o
servicio); cuando medimos la efectividad sabemos si la inversión efectuada fue
útil, es decir, si sirvió para
satisfacer la necesidad que inicialmente motivó la destinación de recursos. No
obstante, puede ser que una organización
utilice bien sus recursos y obtenga excelentes resultados en términos de
cantidad y calidad, sin embargo, nada hay tan absurdo como confeccionar de un modo
eficiente y eficaz algo que debe dejar de hacerse: para qué producir grandes
cantidades de calculadoras mecánicas si ya nadie las utiliza.
Cuando las organizaciones
comienzan a medir sus resultados a veces se quedan en la sola eficacia,
obviamente que el fin de la destinación de los recursos no es la simple
generación de productos o servicios a buenos costos, sino maximizar la
satisfacción de las necesidades de los clientes que utilizan aquellos productos
o servicios.
NOMBRE: DOUGLAS OLIVER CONDE MOLLER
CI.: 6905867 Lp.
Muy Buen trabajo !!!
ResponderEliminarLIC. ESQUIVEL